PANDUAN PENGGUNAAN SIPDAR-PQ Sistem Informasi Pelayanan Tanda Daftar LPQ

PANDUAN PENGGUNAAN SIPDAR-PQ Sistem Informasi Pelayanan Tanda Daftar LPQ

A. Pendahuluan

SIPDAR (Sistem Informasi Pelayanan Tanda Daftar LPQ) merupakan sistem informasi terintegrasi yang

dikembangkan untuk memudahkan pelaksanaan tata kelola kelembagaan Pendidikan Al-Quran. SIPDAR

dikelola oleh Subdit Pendidikan Al-Quran pada Direktorat Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren,

Direktorat Jendral Pendidikan Islam, Kementerian Agama Republik Indonesia.

SIPDAR dapat diakses pada pranala https://ditpdpontren.kemenag.go.id/sipdar. Saat diakses oleh pengguna umum,

SIPDAR menampilkan beberapa menu bersifat umum yang dapat diakses oleh siapa saja tanpa harus

mendaftar ataupun login (masuk) sebagai pengguna terdaftar.

Halaman depan SIPDAR-PQ

Beberapa menu umum yang disediakan adalah :

1. Menu Informasi. Pada menu ini terdapat 3 submenu, Direktori Data, Pengumuman, Prosedur,

Tentang SIPDAR.

Menu Informasi yang dapat diakses oleh pengguna umum

Menu Direktori Data berisi daftar LPQ secara nasional yang dapat diakses oleh siapa saja.

Masyarakat dapat melakukan penelusuran data LPQ pada menu ini. Data LPQ dapat difilter

berdasarkan wilayah provinsi, kabupaten, kecamatan hingga desa.

Pengguna juga dapat melakukan pencarian menggunakan nama LPQ.Menu Direktori Data yang berisi daftar LPQ secara nasional

Pengguna dapat melihat data LPQ lebih lengkap dengan mengklik tombol detail pada daftar data

LPQ yang tersedia. Informasi detail data LPQ sangat mungkin tidak lengkap karena berbagai faktor,

oleh karena itu pengelola LPQ diharapkan segera melakukan update data agar profil kelembagaannya

lengkap.

Tampilan detail informasi kelembagaan LPQ

Menu Pengumuman berisi daftar pengumuman yang dikeluarkan oleh Subdit Pendidikan Al-Quran

sebagai pengelola aplikasi SIPDAR. Menu Prosedur berisi penjelasan mengenai prosedur penerbitan Tanda Daftar LPQ.

Menu Tentang SIPDAR berisi informasi singkat mengenai aplikasi SIPDAR.

Tampilan Direktori Pengumuman

Tampilan Informasi Prosedur Penerbitan Tanda Daftar

Selain ketiga menu tersebut, juga tersedia direktori informasi pada bagian sisi kiri (sidebar) dengan nama Dokumen Penting. Pada Dokumen Penting terdapat 3 direktori khusus, yaitu Arsip Dokumen, Panduan dan Tutorial, SK & Peraturan.

Masing-masing direktori berisi dokumen-dokumen yang sesuai dengan kriteria masing-masing direktori.

Arsip Dokumen berisi berkas-berkas umum terkait dengan Penerbitan Tanda Daftar LPQ maupun berkas lain mengenai LPQ.

Panduan dan Tutorial berisi berkas- berkas yang tekait dengan panduan penggunaan aplikasi SIPDAR.

Sedangkan SK & Peraturan berisi berkas-berkas mengenai SK dan Peraturan yang terkait dengan Pendidikan Al-Quran

Tampilan Direktori Arsip Dokumen

Tampilan Direktori Panduan

Tampilan Direktori SK & Peraturan

Selain itu, terdapat fitur pelacakan status pengajuan penerbitan tanda daftar. Fitur ini dapat diakses pada bagian kiri.

Tampilan fitur pelacakan status pengajuan

Pelacakan dilakukan menggunakan nomor pengajuan yang didapatkan saat operator

LPQ selesai mengisi data secara lengkap dan melakukan pengajuan penerbitan tanda daftar.

Jika nomor pengajuan ditemukan maka SIPDAR akan menampilkan informasi singkat mengenai status pengajuan tersebut.

Tampilan informasi singkat pengajuan

Jika pengguna ingin melihat informasi yang lebih detail maka operator LPQ harus login dan mengakses menu Data LPQ – Status LPQ.

B. Level Pengguna SIPDAR

Pengguna SIPDAR terbagi dalam 4 tingkatan pengguna.

1. Admin Kemenag Pusat, memiliki kewenangan untuk mengatur aplikasi SIPDAR secara umum,

dapat mengakses seluruh data yang ada di SIPDAR, termasuk membuat akun admin Kanwil Kemenag

di tiap provinsi, menerbitkan Tanda Daftar dan Nomor Statistik LPQ.

2. Admin Kanwil Kemenag, memiliki kewenangan untuk melakukan validasi data usulan

Tanda Daftar LPQ, membuat akun admin kankemenag kabupaten / kota. Memiliki akses terhadap

data LPQ yang berada pada wilayah provinsinya saja.

3. Admin Kantor Kemenag Kabupaten / Kota, memiliki kewenangan melakukan

verifikasi usulan Tanda Daftar LPQ, memberikan rekomendasi penerbitan Tanda Daftar LPQ.

Hanya memiliki akses terhadap data LPQ yang berada di wilayah kabupaten / kotanya saja.

4. Operator LPQ memiliki akses terbatas hanya untuk mengusulkan penerbitan Tanda Daftar LPQ.

C. Menu Operator LPQ

Operator LPQ harus melakukan registrasi terlebih dahulu sebelum dapat login dan mengakses

menu yang tersedia. Untuk melakukan registrasi, pengguna cukup mengklik tombol Registrasi LPQ di sini

yang tampil pada bagian kiri halaman depan.

Tampilan Tombol Registrasi

Setelah diklik, calon pengguna harus memilih jenis Registrasi Akun SIPDAR. Ada 2 jenis,

Registrasi Baru dan Registrasi LPQ Lama.

Jika memilih Registrasi LPQ Lama maka calon pengguna harus memasukkan

Nomor Statistik LPQ lalu klik tombol Cek. Jika ditemukan maka data LPQ akan ditampilkan

dan calon operator LPQ diminta mengisi informasi dasar yang tersedia.

Tampilan Registrasi Operator bagi LPQ yang telah terdaftar pada SIPDAR / EMIS

Sedangkan jika memilih Registrasi Baru pengguna akan diarahkan pada form registrasi pengguna baru.

Pada form registrasi,

yang perlu diperhatikan adalah pada bagian pemilihan alamat asal LPQ,

karena setelah diregistrasi pilihan provinsi dan kabupaten tidak dapat diubah kembali.

Form Registrasi LPQ Baru

Contoh Pengisian registrasi LPQ

Setelah terisi lengkap, pengguna dapat mengklik tombol Mendaftar Sekarang untuk memproses

registrasinya. Sistem secara otomatis akan melakukan pengecekan terhadap kelangkapan isian dan

duplikasi email pengguna. Jika terduplikasi maka registrasi digagalkan dan pengguna diminta

untuk menggunakan email yang berbeda.

Setelah proses registrasi berhasil dilakukan, pengguna akan dibawa pada dashboard utama dimana

mereka diminta untuk mengisi kelengkapan data dasar LPQ serta mengunggah

copy berkas yang disyaratkan dalam penerbitan Tanda Daftar LPQ. Tampilan Dashboard dapat dilihat

pada gambar berikutnya.

Selain melalui menu pada dashboard tersebut operator juga dapat mengakses menu pengisian

data tersebut pada menu Data LPQ. Pada menu Data LPQ terdapat 3 item utama, Profil LPQ, Berkas LPQ,

Status LPQ.

Tampilan Dashboard Operator LPQ

Tampilan Menu Operator LPQ

Operator LPQ harus melengkapi isian pada Profil LPQ seperti pada gambar 13 sampai 16 serta kelengkapan berkas seperti pada gambar 17 dan 18 sebelum dapat melakukan pengusulan penerbitan Tanda Daftar. Sistem secara otomatis akan melakukan pengecekan kelengkapan data isian, jika tidak lengkap maka tombol ajuan tidak aktif seperti pada gambar nomor 19. Jika telah lengkap seperti gambar nomor 20 maka operator LPQ dapat melakukan pengajuan verifikasi dan validasi usulan tersebut.

Gambar 13 : Form Isian Identitas LPQ

Gambar 14 : Isian alamat lengkap LPQ

Gambar 15 : Form Isian Pengelola LPQ

Gambar 16 : Form Isian Aset - Yayasan LPQ Gambar 17 : Form unggah kelengkapan berkas LPQ Gambar 18 : Tampilan berkas yang telah tersimpan

Gambar 19 : Tampilan kelengkapan berkas usulan yang belum lengkap

Gambar 20 : Status usulan yang telah lengkap dan dapat diajukan untuk diproses

Setelah dinyatakan lengkap oleh sistem, maka operator dapat melakukan pengajuan dengan mengklik tombol Ajukan

Permohonan untuk mengusulkan verifikasi dan validasi usulan penerbitan Tanda Daftar LPQ.

Setelah diklik maka status usulan berubah dari Draft menjadi Pengajuan seperti pada gambar 21.

Pada saat status berubah menjadi Pengajuan maka secara otomatis sistem memberikan

Nomor Usulan sebagai bukti penerimaan usulan.

Gambar 21 : Status usulan yang telah diajukan dan menunggu proses verifikasi faktual

Pada gambar 21 terlihat pengajuan Sukses dilakukan dengan nomor usulan 213528-122113001203.

Nomor tersebut dapat digunakan untuk melakukan pengecekan tahapan usulan di kemudian hari.

Operator LPQ dapat memantau progres usulan pada menu Status LPQ.

Setiap tahapan akan muncul secara lengkap riwayatnya pada menu tersebut.

Jika usulan telah melewati verifikasi dan validasi serta disetujui maka Nomor Tanda Daftar dan

Nomor Statistik LPQ secara otomatis akan muncul.

Nomor Tanda Daftar digunakan untuk proses aktivasi data LPQ pada sistem EMIS kemenag.

Data-data yang telah

disimpan pada SIPDAR secara otomatis akan tersingkronisasi ke sistem EMIS kemenag

menggunakan kata kunci Nomor Tanda Daftar yang diterbitkan oleh SIPDAR.

Gambar 22 : Usulan LPQ yang telah disetujui dan mendapat NSLPQ

Bagi LPQ yang telah memiliki nomor statistik (bukan usulan baru) maka tersedia tombol

Usulan Pembaruan Data pada bagian bawah sebelah kiri.

Tombol ini berfungsi untuk melakukan pengajuan usulan pembaruan data.

Usulan pembaruan data dilakukan oleh operator

LPQ dalam rangka untuk melakukan pembaruan data yang bersifat prinsipil,

ada 3 jenis pembaruan data yang dapat dilakukan:

1. Aktivasi Ulang, dilakukan jika LPQ dinon-aktifkan oleh sistem maupun admin karena berbagai hal.

2. Perpanjangan Tanda Daftar, dilakukan jika masa berlaku tanda daftar (IJOP) telah berakhir /

kadaluarsa.

3. Pembaruan Data, dilakukan jika LPQ bermaksud untuk melakukan perbaikan data kelembagaan yang sifatnya mendasar dan tidak tersedia pada kolom isian. Seperti penerbitan ulang Nomor SK Tanda daftar (pada beberapa kasus, data LPQ tidak disertai Nomor SK tersebut).

Gambar Tombol Usulan Pembaruan Data

Tampilan pemilihan jenis Usulan Pembaruan Data

Setelah menentukan jenis pembaruan data, klik Ajukan Pembaruan lalu sistem secara otomatis

akan menyimpan usulan pembaruan yang diajukan. Setelah tersimpan maka sistem akan memberikan

notifikasi bahwa usulan tersebut telah tersimpan.

Selanjutnya operator LPQ diminta untuk mengisi kelengkapan data seperti halnya proses pengajuan

penerbitan tanda daftar yang baru.

Tampilan notifikasi usulan pembaruan data telah tersimpan

Proses selanjutnya sama dengan pengajuan penerbitan tanda daftar yang baru, usulan akan

diverifikasi oleh admin kemenag kabupaten, divalidasi oleh admin Kanwil Provinsi lalu disetujui oleh

admin kemenag Pusat.

Setelah seluruh proses terpenuhi dan usulan disetujui, maka kemenag pusat akan

menerbitkan Nomor Tanda Daftar, Nomor Statistik LPQ dan Sertifikat LPQ.

SK Tanda Daftar dan Sertifikat LPQ dapat langsung diakses oleh operator LPQ pada menu Status LPQ.

Tampilan menu Cetak Serfitikat LPQ dan Download SK Tanda Daftar

C. Menu Admin Kankemenag Kabupaten / Kota

Admin Kankemenag Kabupaten / Kota memiliki kewenangan untuk melakukan verifikasi

faktual terhadap usulan penerbitan Tanda Daftar LPQ. Menu yang tersedia pada Data LPQ adalah

Data LPQ dan EMIS Connector.

Pada Data LPQ terdapat sub menu Usulan LPQ dan Data LPQ. Menu Usulan LPQ berisi daftar usulan

penerbitan Tanda Daftar LPQ yang sedang dalam proses. Sedangkan menu Data LPQ berisi daftar

LPQ yang telah disetujui usulannya. Namun data tersebut terbatas pada LPQ yang berada dalam wilayah

kabupatan / kota yang bersangkutan saja.

Tampilan Menu Admin Kankemenag Kabupaten / Kota

Saat Admin Kabupaten masuk ke dalam sistem, pada dashboard utama muncul statistik singkat

mengenai Jumlah Pengajuan Baru, Jumlah Data LPQ yang perlu diperbarui dan Jumlah

LPQ Aktif yang berada di kabupaten tersebut. Masing-masing statistik dapat langsung diklik

dan otomatis menampilkan laman yang terkait dengan statistik tersebut.

Pada menu Usulan LPQ, Admin Kankemenag Kabupaten / kota dapat memantau usulan penerbitan

Tanda Daftar yang baru masuk ataupun yang sedang dalam tahap proses verifikasi hingga validasi.

Proses verifikasi terhadap usulan Penerbitan Tanda Daftar dimulai dengan mengklik tombol verifikasi

pada bagian menu seperti pada gambar 24.

Gambar 24 : Daftar Usulan Penerbitan Tanda Daftar LPQ

Admin Kemenag Kabupaten / Kota dapat mengisikan hasil verifikasi faktual berupa

foto-foto yang sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan, diantaranya :

1. Foto Bangunan LPQ

2. Foto Kegiatan Pembelajaran

3. Foto Kepala LPQ

4. Foto Lokasi LPQ

5. Foto Ruang Belajar

Proses Verifikasi data usulan Tanda Daftar LPQ

Proses Unggah foto hasil verifikasi

Selain form unggah hasil verifikasi, Admin Kemenag Kabupaten dapat melihat informasi

singkat mengenai LPQ yang melakukan pengusulan Penerbitan Tanda Daftar dan riwayat

proses penerbitan dari pengusulan, verifikasi, validasi hingga penerbitan

Tanda Daftar pada bagian Riwayat Verifikasi.

Tampilan Profil Singkat LPQ

Pada profil LPQ, yang ditampilkan hanyalah informasi singkat saja, jika Admin ingin melihat

tampilan isian data secara lengkap, maka bisa mengklik tombol Lihat Isian Lengkap.

Pada tampilan isian lengkap admin dapat menilai apakah operator telah melakukan pengisian

data secara lengkap atau tidak.

Tampilan Isian lengkap data LPQ

Tampilan kelengkapan berkas usulan yang diajukan oleh LPQ

Riwayat Verifikasi Usulan Tanda Daftar

Setelah semua foto hasil verifikasi diunggah, Admin Kemenag Kabupaten / Kota kemudian

menentukan status hasil verifikasi pada form yang tersedia di bagian kiri.

Admin dapat menyetujui maupun menolak usulan penerbitan Tanda Daftar berdasarkan hasil

verifikasi berserta komentar yang akan muncul secara otomatis di laman pengusul.

Jika diterima maka tahap verifikasi selesai dan usulan tersebut kemudian naik ke tahap validasi usulan,

jika revisi maka usulan tersebut dikembalikan secara otomatis kepada pengusul untuk diperbaiki

berdasarkan catatan yang diberikan oleh Admin Kemenag Kabupaten / Kota.

Gambar 29 : Pengisian Komentar dan Rekomendasi hasil verifikasi

Menu yang kedua adalah Daftar LPQ. Pada menu ini admin Kemenag Kabupaten / kota dapat

melihat daftar LPQ yang sudah terbit selesai proses penerbitan Tanda Daftar dan mendapatkan NSLPQ.

Admin kemenag kabupaten / kota hanya dapat melihat data LPQ yang berada pada wilayah kerjanya saja.

Gambar 30 : Daftar LPQ yang telah selesai

proses penerbitan Tanda Daftar dan mendapatkan NSLPQ

Pada setiap data LPQ, admin dapat melihat Detail Data LPQ beserta riwayat proses penerbitan sejak tahap

pengusulan hingga penerbitan tanda daftar dan NSLPQ.

Detail Profil LPQ

Gambar 32 : Riwayat Proses Penerbitan Tanda Daftar LPQ

Tampilan informasi pengelola data LPQ

Jika diperlukan Admin dapat mengontak pengelola data LPQ, bahkan Admin juga

dapat melakukan proses Login sebagai Operator LPQ.

Untuk melakukan hal tersebut, admin cukup mengklik tombol Login Sebagai Operator LPQ.

Setelah diklik maka secara otomatis Admin akan login sebagai operator LPQ tersebut.

Hal ini mungkin perlu dilakukan jika ada operator LPQ yang lupa dengan informasi akses ke akun tersebut.

Pada kasus tertentu, Data LPQ belum memiliki pengelola data.

Terutama pada data kelembagaan yang diimpor dari sistem EMIS.

Admin dapat menambahkan operator LPQ pada bagian pengelola data tersebut pula.

Tampilan form penambahan data Operator LPQ

Menu selanjutnya pada Admin Kemenag Kabupaten adalah EMIS Connector. Menu ini berisi 2 sub - menu,

Import Data dan Analytic Tool.

Menu Import Data digunakan untuk melakukan import data kelembagaan LPQ dari sistem EMIS.

Tampilan menu Import Data LPQ

Admin cukup mengklik tombol Import Sekarang, maka secara otomatis SIPDAR akan

melakukan proses impor data kelembagaan LPQ dari sistem EMIS. Import data terbatas pada

data kelembagaan LPQ di kabupaten tersebut saja.

Tampilan Proses Import Data dari EMIS

Setelah proses import data selesai, maka SIPDAR akan memberikan informasi jumlah

data yang berhasil dimport dari EMIS.

Tampilan laporan jumlah data yang berhasil dimport dari EMIS.

Setelah selesai dimport maka Admin perlu melakukan proses analisis data tersebut pada menu

Analytic tool. Pada menu ini terdapat beberapa analytic tool yang dapat digunakan untuk

menganalisis kelengkapan data LPQ.

Tampilan Analytic Tools yang tersedia

Admin perlu melakukan analytic tool setelah proses import data dari EMIS. Prosesnya dilakukan

secara bertahap dari nomor 1 hingga nomor 5. Sedangkan analytic tool nomor 6 bisa dilakukan kapan

saja karena fungsinya yang berbeda dari yang lain.

Setelah dilakukan analytic tool maka data LPQ yang terdampak akan secara otomatis dapat dilihat

pada bagian Perlu Update Data di menu Data LPQ.

Tampilan Daftar Data LPQ yang memerlukan perbaik data

Pada daftar tersebut, Admin dapat melihat beberapa catatan mengenai perbaikan yang perlu

dilakukan oleh operator LPQ. Informasi detail catatan dapat dilihat pada bagian bawah daftar tersebut.

Tampilan keterangan kode catatan kelengkapan Data LPQ

D. Menu Admin Kanwil Kemenag

Pada menu Manajemen Data, Admin Kanwil memiliki 3 sub menu utama, Admin Kabupaten,

Validasi LPQ dan Data LPQ. Menu Admin Kabupaten digunakan untuk mengelola data Admin

di tingkat Kabupaten. Akun admin kabupaten dibuat oleh Admin Kanwil. Menu Validasi LPQ digunakan

untuk memvalidasi usulan penerbitan tanda daftar LPQ. Sedangkan menu Data LPQ berisi

data kelembagaan LPQ pada provinsi tersebut.

Menu Utama Admin Kanwil Kemenag

Setelah login, admin kanwil akan otomatis melihat statistik singkat mengenai data kelembagaan

di wilayahnya. Masing-masing statistik dapat diklik dan langsung akan diarahkan pada menu yang sesuai.

Tampilan Dashboard Admin Kanwil Kemenag

Pada menu Admin Kabupaten, Admin Kanwil dapat menambahkan maupun menghapus data Admin pada setiap Kankemenag Kabupaten / Kota.

Menu Manajemen Admin Kabupaten

Pada menu Validasi LPQ, Admin Kanwil Kemenag dapat memantau usulan penerbitan Tanda Daftar

yang telah diverifikasi oleh admin Kemenag Kabupaten / Kota dan memerlukan validasi.

Proses validasi terhadap usulan Penerbitan Tanda Daftar dimulai dengan mengklik tombol verifikasi

pada bagian menu seperti pada gambar 34.

Tampilan Daftar Usulan LPQ dalam tahap validasi admin kanwil

Pada detail usulan penerbitan Tanda Dafar LPQ, admin kanwil dapat melihat seluruh informasi usulan.

Dimulai dari hasil verifikasi yang telah dilakukan oleh Admin Kemenag Kabupaten / Kota,

Profil singkat LPQ, Berkas yang diunggah oleh LPQ sertai Riwayat lengkap pengusulan penerbitan

Tanda Daftar.

Data hasil verifikasi yang dilakukan oleh Admin Kemenag Kabupaten / Kota

Profil Singkat LPQ

Berkas usulan LPQ

Riwayat Usulan LPQ

Berdasarkan data yang tampil pada tiap bagian tersebut, admin kanwil kemenag dapat memutuskan

apakah menerima usulan penerbitan tanda daftar atau meminta verifikasi ulang usulan tersebut.

Jika harus dilakukan verifikasi ulang maka admin kanwil harus memberikan

komentar yang berisi alasan mengapa usulan tersebut harus diverifikasi ulang oleh admin kabupaten.

Penetapan hasil validasi usulan (jika harus diverifikasi ulang)

Jika usulan dinyatakan valid dan layak mendapat tanda daftar maka Admin dapat memilih Diterima

pada bagian status usulan. Usulan yang diterima statusnya akan berubah menjadi menunggu

Penerbitan Nomor Statistik yang dilakukan oleh Kemenag Pusat.

Tampilan Penetapan hasil validasi usulan (jika disetujui)

Tampilan notifikasi bahwa proses validasi telah selesai

Data usulan yang telah disetujui tidak muncul lagi pada menu Validasi LPQ.

Data usulan LPQ telah kosong setelah proses validasi

Pada menu Data LPQ, admin dapat melihat detail informasi kelembagaan LPQ beserta riwayat penerbitan Tanda Daftarnya.

Detail informasi LPQ

Sama dengan Admin Kebupaten,

Admin Kanwil dapat detail informasi kelembagaan LPQ pada bagian detail LPQ.

Selain itu juga dapat melakukan proses penon-aktifan LPQ pada bagian Riwayat Aktivasi.

E. Menu Admin SIPDAR (Kemenag Pusat)

Admin Kemenag Pusat memiliki beberapa menu utama beserta sub menu pada tiap bagiannya.

Admin kemenag pusat memiliki akses penuh terhadap seluruh pengaturan dan informasi pada SIPDAR.

Pada dashboard Admin Kemenag Pusat terdapat 3 statistik utama yang dimaksudkan untuk mengingatkan

admin tentang beberapa data yang perlu segera ditindak lanjuti.

Yang pertama adalah Statistik Jumlah Usulan Penerbitan Tanda Daftar pada status menunggu persetujuan

dan penerbitan Tanda Daftar.

Yang kedua statistik jumlah data LPQ yang menunggu proses singkronisasi ke EMIS.

Lalu yang ketiga adalah statistik jumlah LPQ yang aktif saat ini secara nasional.

Masing-masing statistik terhubung dengan modul yang terkait.

Saat diklik, admin akan diarahkan ke menu yang relevan dengan statistik tersebut.

Tampilan dashboard Admin Kemenag Pusat

Pertama, Menu Adm. Informasi. Menu ini berfungsi untuk mengatur informasi yang terpublikasi pada

SIPDAR. Pada menu ini ada tiga submenu, Pengumuman, Pages Info, Dokumen Penting.

Tampilan Menu Adm. Informasi

Pada menu Pengumuman, admin dapat mengatur pengumuman yang dipublikasi dalam bentuk

pengumuman kepada pengunjung umum.

Gambar 47 : Daftar pengumuman yang telah dibuat

Penambahan pengumuman dilakukan dengan mengklik tombol tambah yang terletak di bagian kanan

atas daftar pengumuman. Admin harus mengisi beberapa informasi yang diperlukan termasuk berkas yang

disertakan dalam pengumuman tersebut pada form penambahan pengumuman seperti terlihat pada

gambar 48 dan 49.

Gambar 48 : Form tambah pengumuman

Gambar 49 : Berkas pengumuman

Setelah disimpan, pengumuman otomatis muncul di bagian Menu Informasi pada sub Pengumuman.

Gambar 50 : Tampilan pengumuman di halaman depan SIPDAR

Pengumuman yang telah dipublikasi dapat diedit kembali sesuai kebutuhan. Untuk mengedit pengumuman

admin dapat mengklik tombol pencil pada daftar pengumuman.

Gambar 51 : Edit pengumuman

Selanjutnya adalah sub menu Pages Info. Menu ini berfungsi untuk mengatur informasi yang ditampilkan

pada beberapa bagian dari laman SIPDAR. Terdapat 3 lokasi informasi yang dapat diatur. Home, berisi informasi yang ditampilkan pada laman utama SIPDAR. Prosedur, berisi informasi yang ditampilkan pada bagian Prosedur Penerbitan Tanda Daftar. Tentang SIPDAR,

berisi informasi yang muncul pada menu Tentang SIPDAR. Informasi tersebut dapat diedit oleh admin dengan mengklik tombol pada bagian menu di daftar Manajemen Page/Info.

Gambar 52 : Daftar Page / Info yang tersedia

Gambar 53 : Proses Editing Informasi

Setelah disimpan maka informasi otomatis muncul sesuai dengan lokasinya masing-masing.

Gambar 54 : Tampilan informasi di Halaman Depan (home)

Gambar 55 : Tampilan informasi tentang Prosedur

Gambar 56 : Tampilan informasi di bagian Tentang SIPDAR

Selanjutnya adalah sub menu Dokumen Penting. Menu ini berfungsi untuk mengatur informasi yang

ditampilkan pada Direktori Dokumen Penting yang muncul pada bagian kiri halaman depan.

Gambar 57 : Tampilan Direktori Dokumen Penting pada bagian kiri halaman depan

Admin dapat mengontrol isi direktori dokumen penting dengan mudah, menambahkan

dan menghapus dokumen.

Gambar 57 : Daftar Dokumen yang tersedia beserta form penambahannya.

Pada saat menambahkan dokumen, admin perlu memperhatikan jenis dokumen yang tersedia.

Terdapat 3 jenis, Arsip, Panduan, SK & Peraturan.

Gambar 58 : Jenis-jenis dokumen yang tersedia

Semua dokumen yang telah diunggah secara otomatis muncul pada masing-masing jenis dokumen

pada halaman depan SIPDAR.

Gambar 59 : Daftar dokumen pada jenis Arsip

Gambar 60 : Daftar dokumen pada jenis Panduan

Gambar 61 : Daftar dokumen pada jenis SK & Peraturan

Menu utama yang kedua adalah Pengelolaan. Pada menu ini terdapat 4 sub menu,

Persetujuan LPQ NSLPQ Generator, Data LPQ dan Singkronisasi.

Pada menu-menu ini admin pusat dapat melakukan kontroling dan

pencarian informasi mengenai proses penerbitan Tanda Daftar LPQ. Menu Persetujuan LPQ

digunakan untuk melakukan proses persetujuan usulan penerbitan Tanda Daftar LPQ. Pada menu ini,

admin dapat melihat daftar usulan LPQ yang telah melewati proses verifikasi dan validasi.

Tampilan Daftar Usulan Aktivasi LPQ

Admin dapat melakukan persetujuan dengan mengklik menu persetujuan pada bagian sebelah kanan

di daftar usulan. Pada formulir persetujuan penerbitan tanda daftar Admin akan melihat detail informasi

usulan yang terdiri dari Profil LPQ, Hasil Verifikasi, Berkas usulan LPQ dan Riwayat Verifikasi.

Tampilan detail informasi usulan LPQ

Pada bagian Hasil Verifikasi, admin dapat melihat informasi verifikasi yang telah dilakukan oleh

admin kemenag kabupaten. Pada bagian bawah terdapat informasi verifikator dan validator usulan

tersebut lengkap dengan waktu pelaksanannya.

Tampilan laman persetujuan usulan LPQ

Berdasarkan informasi yang ada, admin kemenag pusat dapat memutuskan

apakah usulan tersebut dapat disetujui atau harus dilakukan proses verifikasi dan validasi ulang.

Pada bagian kanan terdapat

formulir persetujuan usulan LPQ. Admin harus memilih Status Usulan tersebut.

Jika Disetujui maka admin harus memasukkan beberapa informasi penting mengenai persetujuan usulan

tersebut, diantaranya adalah Nama Penerbit Tanda Daftar, Nomor SK penerbitan Tanda Daftar,

Tanggal mulai berlakunya Tanda Daftar. Setelah terisi seperti pada gambar maka admin mengklik tombol

Simpan untuk menyelesaikan proses validasi usulan.

Namun jika Admin merasa ada data yang perlu diverfikasi ulang atau perlu divalidasi ulang,

maka Admin dapat memilih tahapan yang dimaksud. Selain memilih status usulan,

Admin juga harus mengisi informasi pada bagian komentar.

Tampilan pilihan status usulan LPQ

Jika validasi ulang yang dipilih, maka usulan tersebut akan otomatis turun statusnya menjadi validasi

dan akan divalidasi ulang oleh admin Kanwil. Demikian juga jika status yang dipilih adalah

Verifikasi Ulang maka usulan tersebut otomatis turun status menjadi verifikasi dan harus melewati

proses verifikasi ulang oleh admin kemenag kabupaten. Sedangkan jika statusnya ditolak,

maka usulan tersebut otomatis kembali kepada pengusul LPQ.

Jika sebuah usulan telah disetujui maka, usulan tersebut otomatis akan masuk ke tahapan

berikutnya yaitu pemberian Nomor Statistik. Proses pemberian nomor statistik otomatis

digenerate oleh sistem. Proses tersebut dapat diakses pada menu NSLPQ Generator.

Tampilan daftar Usulan LPQ yang harus digenerate Nomor Statistiknya

Proses pembuatan nomor statistik dilakukan oleh sistem secara otomatis dengan mengurutkan

nomor statistik yang terakhir dibuat pada jenjang, status lembaga dan kabupaten yang sama.

Penomoran yang digunakan mengacu pada Kepdirjen Pendis No. 91 tahun 2020.

Tampilan proses pembuatan NSLPQ Baru

Admin dapat menyimpan Nomor Statistik tersebut dengan mengklik tombol Simpan NSLPQ Baru.

Setelah tersimpan maka usulan tersebut telah resmi mendapatkan

Nomor Statistik dan dapat dimasukkan ke dalam sistem EMIS.

Sedangkan pada menu Data LPQ, admin dapat melihat daftar

LPQ yang telah diterbitkan Tanda Daftarnya di seluruh Indonesia. Pada setiap data LPQ,

admin dapat melihat informasi yang lebih detail beserta riwayat penerbitan Tanda Daftarnya seperti halnya admin kabupaten dan provinsi.

Tampilan Daftar LPQ

Tampilan Detail data LPQ

Sub-Menu terakhir pada Pengelolaan adalah Singkronisasi. Menu ini digunakan untuk melakukan

proses singkronisasi data LPQ ke sistem EMIS. Proses singkronisasi diperlukan untuk memperbarui

status kelembagaan LPQ dari Aktif menjadi Non-Aktif atau sebaliknya.

Jika terjadi proses perubahan status baik yang dilakukan oleh admin kemenag kabupaten,

admin kanwil maupun admin pusat maka otomatis data tersebut akan masuk dalam antrian singkronisasi.

Tampilan Data menunggu proses singkronisasi

Proses singkronisasi dilakukan lembaga per lembaga,

oleh karena itu diharapkan proses ini dilakukan setiap hari agar tidak terjadi penumpukan data.

Tampilan detail lembaga LPQ pada menu singkronisasi

Selain detail Profil LPQ dan Riwayat Verifikasi, pada Riwayat Aktivasi admin pusat dapat melihat riwayat

perubahan status LPQ baik dari aktif menjadi Non-Aktif maupun sebaliknya.

Admin Kemenag Pusat dapat melakukan perubahan status LPQ berdasarkan berbagai pertimbangan.

Perubahan status LPQ dapat dilakukan oleh admin kemenag kabupaten maupun kanwil provinsi,

namun proses singkronisasi hanya dapat dilakukan oleh admin kemenag pusat.

Oleh karena itu admin kemenag pusat dapat menganulir perubahan status yang dilakukan sebelumnya

dengan mengaktifkan kembali LPQ maupun sebaliknya pada menu ini.

Hal ini hanya perlu dilakukan pada kasus tertentu dimana pihak kemenag pusat memiliki pertimbangan lain

mengenai status kelembagaan LPQ.

Tampilan form perubahan status LPQ

Jika tidak ada perubahan yang perlu dilakukan maka admin kemenag pusat dapat langsung melakukan

proses singkronisasi data LPQ ke sistem EMIS. Caranya dengan membuka tab

Proses Singkronisasi lalu menekan tombol Singkronisasi Sekarang. Jika proses singkronisasi berhasil maka akan muncul pemberitahuan dan data LPQ akan hilang dari antrian singkronisasi.

Tampilan proses singkronisasi data LPQ ke EMIS

Menu Admin Pusat selanjutnya adalah Pengaturan. Pada menu ini admin dapat mengatur berbagai hal yang

bersifat mendasar pada SIPDAR. Sub menu yang tersedia adalah, Adm. Kanwil,

Adm. Kabupaten, Jenjang LPQ, Metode Belajar, Lembaga Pembina, Pengaturan Form.

Menu Adm. Kanwil digunakan untuk menambah dan menghapus Pengguna Admin Kanwil. Menu Adm.

Kabupaten digunakan untuk melihat daftar admin kemenag kabupaten / kota di seluruh Indonesia. Menu Jenjang LPQ, digunakan untuk mengatur data Master Jenjang LPQ. Menu Metode Belajar, digunakan untuk mengatur data Master Metode Pembelajaran LPQ. Menu Lembaga Pembina, digunakan untuk mengatur data Master Lembaga Pembina LPQ. Menu Pengaturan Form, digunakan untuk mengatur data Master Jenis-jenis Form yang digunakan dalam proses

Unggah berkas Registrasi dan Verifikasi Usulan LPQ.

Menu Manajemen Admin Kanwil

Pada menu Adm. Kabupaten, admin pusat hanya dapat melihat daftar admin kemenag kabupaten / kota

tanpa dapat menambah maupun menghapus data karena

data tersebut dikelola oleh admin masing-masing Kanwil.

Menu Admin Kabupaten / Kota

Pada menu Master Jenjang LPQ, admin dapat mengatur jenjang pendidikan apa saja yang

tersedia dan secara otomatis data ini terhubung dengan form registrasi LPQ.

Menu Master Jenjang LPQ

Pada menu Master metode belajar, admin dapat mengatur metode belajar apa saja yang

tersedia dan secara otomatis data ini terhubung dengan form registrasi LPQ.

Menu Master Metode Belajar

Pada menu Master Lembaga Pembina, admin dapat mengatur lembaga pembina apa saja yang tersedia

dan secara otomatis data ini terhubung dengan form registrasi LPQ.

Menu Master Lembaga Pembina

Pada menu Master Form SIPDAR, admin dapat mengatur jenis-jenis form yang digunakan

dalam proses unggah berkas registrasi LPQ serta form verifikasi yang dilakukan oleh admin kemenag kabupaten / kota.

Pada form ini, admin juga dapat menentukan jenis berkas yang digunakan baik dalam format dokumen (PDF) atau gambar.

Admin juga dapat menentukan isian form yang wajib terisi dan yang bersifat opsional.

Setiap perubahan yang dilakukan oleh admin pada pengaturan

form ini secara otomatis terhubung dengan form registrasi dan form verifikasi.

Menu Master Form SIPDAR

F. Evaluasi Kelembagaan

LPQ yang telah terdaftar pada SIPDAR dapat dievaluasi berdasarkan berbagai situasi dan kondisi. Evaluasi dapat dilakukan oleh Admin Kabupaten, Admin Kanwil maupun Admin kemenag pusat berdasarkan laporan masyarakat, temuan tim khusus ataupun sebab lainnya. Untuk melakukan proses evaluasi admin dapat mengakses menu Data LPQ – Evaluasi LPQ.

Proses evaluasi dilakukan secara bertahap, Verifikasi oleh Admin Kabupaten / Kota, Validasi oleh

Admin Kanwil lalu Persetujuan oleh Admin Kemenag Pusat.

Tampilan menu Evaluasi LPQ

Untuk memulai proses evaluasi, klik tombol + Tambah Evaluasi. Pada form penambahan evaluasi masukkan Nomor Statistik LPQ lalu klik Cek. Sistem akan melakukan pengecekan data, jika ditemukan maka proses dapat dilanjutkan pada pemilihan jenis evaluasi yang ingin dilakukan.

Tampilan proses penambahan evaluasi LPQ

Pastikan memilih jenis evaluasi yang benar. Ada 2 pilihan jenis evaluasi, Proses Non-Aktif untuk

menonaktifkan LPQ; Perubahan Nomor Statistik untuk melakukan pengajuan perubahan

Nomor Statistik LPQ. Jangan lupa untuk menyiapkan dokumen pendukung proses pengajuan evaluasi.

Dokumen pendukung berupa surat rekomendasi yang berisi keterangan pengajuan proses

evaluasi tersebut. Dokumen pendukung diperlukan sebagai dasar proses evaluasi LPQ.

Setelah lengkap terisi, proses evaluasi dapat diajukan.

LPQ yang diajukan untuk proses evaluasi kemudian muncul pada Daftar LPQ dalam Evaluasi.

Tahapan selanjutnya adalah proses verifikasi oleh Admin Kabupaten / Kota. Admin dapat melakukan verifikasi dengan mengklik tombol pada bagian menu.

Tampilan verifikasi usulan evaluasi LPQ

Admin kabupaten / kota dapat melihat berkas usulan yang berisi rekomendasi proses evaluasi LPQ. Jika usulan dinyatakan valid maka admin dapat menyetujui usulan tersebut pada form di bagian kanan.

Tampilan pesan setelah proses verifikasi selesai

Setelah diverifikasi maka status usulan evaluasi LPQ masuk pada tahap validasi. Proses berikutnya adalah validasi usulan oleh Admin Kanwil Kemenag Provinsi.

Proses validasi dilakukan oleh Admin Kanwil kemenag dilakukan pada menu yang sama, Evaluasi LPQ. Pada bagian rekomendasi terdapat pilihan Disetujui, Ditolak, Verifikasi Ulang. Rekomendasi ini akan berpengaruh terhadap tahapan evaluasi LPQ. Admin memberikan rekomendasi berdasarkan penelaahan terhadap berkas rekomendasi yang disertakan oleh pengusul.

Setelah divalidasi maka status usulan akan berubah sesuai rekomendasi oleh Admin Kanwil. Jika ditolak maka usulan otomatis terhenti. Jika disetujui maka usulan otomatis naik status menjadi menunggu persetujuan Admin Kemenag Pusat. Jika verifikasi ulang, maka usulan akan dikembalikan ke admin kabupaten / kota untuk dilakukan verifikasi ulang.

Tampilan form Validasi Usulan Evaluasi LPQ

Tampilan pesan usai validasi usulan evaluasi LPQ

Usulan evaluasi LPQ yang telah divalidasi akan otomatis masuk ke Daftar LPQ dalam Evaluasi di dashboard Admin Kemenag Pusat.

Menu Evaluasi LPQ pada Admin Kemenag Pusat

Tampilan Daftar LPQ dalam Evaluasi di Admin Kemenag Pusat

Persetujuan terhadap usulan evaluasi LPQ harus disertai dengan SK resmi yang diterbitkan oleh Dirjen

Pendidikan Islam. Baik perubahan nomor statistik maupun penon-aktifan LPQ.

Tampilan menu Persetujuan Evaluasi LPQ

Tampilan Form Persetujuan Evaluasi LPQ

Setelah disetujui, maka data LPQ akan berubah sesuai usulan evaluasi. Jika usulan Penon-Aktifan disetujui maka status LPQ otomatis akan menjadi Non-Aktif. Sedangkan jika usulan perubahan Nomor Statistik maka Nomor Statistik Lama Otomatis terhapus dan akan diterbitkan Nomor Statistik Baru.

G. Konektifitas Data SIPDAR

Data yang dikelola oleh SIPDAR merupakan data kelembagaan LPQ yang menjadi basis pengelolaan data

selanjutnya pada aplikasi EMIS.

Oleh karena itu SIPDAR menyediakan konektifitas data melalui API

di url https://ditpdpontren.kemenag.go.id/sipdar/index.php/api/emis/

Aplikasi EMIS secara otomatis dapat melakukan penarikan data kelembagaan LPQ melalui url tersebut

dengan menambahkan nomor tanda daftar pada bagian akhir url.

Contohnya sebagai berikut :

https://ditpdpontren.kemenag.go.id/sipdar/index.php/api/emis/3528-212-211110021109

Maka secara otomatis SIPDAR akan memberikan data kelembagaan kepada

EMIS untuk selanjutnya diproses dalam administrasi data EMIS.

G. Penutup